DOMSYS je software pro správu nemovitostí, který počítá s ochranou osobních údajů jako s přirozenou součástí každodenní práce. Přístup k datům řídíte pomocí oprávnění a systém pomáhá bezpečně pracovat s informacemi vlastníků, nájemců i dalších osob.
DOMSYS je software pro správu nemovitostí, ve kterém zákazníci pracují také s osobními údaji. Proto řešíme nejen zabezpečení aplikace, ale také oprávnění, evidenci přístupů, dobu uchování provozních údajů, umístění dat a jejich odstranění po ukončení služby.
Je důležité rozlišovat data, která do DOMSYS ukládají naši zákazníci při správě nemovitostí, a údaje, které zpracováváme sami pro provoz služby, zabezpečení, podporu nebo plnění smluvního vztahu.
Údaje o vlastnících, nájemcích, družstevnících a dalších osobách jsou do DOMSYS ukládány v souvislosti se správou konkrétních nemovitostí. O účelu a rozsahu jejich evidence rozhoduje zákazník nebo příslušný správce osobních údajů.
U údajů uložených zákazníkem pro potřeby správy nemovitostí vystupuje Data Evolution s.r.o. podle konkrétního vztahu jako zpracovatel, případně další zpracovatel. Data používáme v rozsahu potřebném pro poskytování a provoz služby.
Data Evolution s.r.o. vystupuje jako správce například u údajů našich zákazníků a kontaktních osob, které potřebujeme pro smluvní vztah, fakturaci, zákaznickou komunikaci, bezpečnost a provoz služby.
DOMSYS umožňuje podrobně nastavovat, ke kterým částem systému a údajům mají jednotliví uživatelé přístup. Zákazník tak může oprávnění přizpůsobit pracovní náplni konkrétních osob.
U informací poskytovaných prostřednictvím DOMSYS Portálu může správce využívat oprávnění, publikování a podle konkrétního údaje také anonymizaci zobrazovaných informací. Správce tak řídí, co bude uživatelům zpřístupněno.
Data uložená zákazníky v DOMSYS nepoužíváme pro vlastní marketingové databáze ani pro obchodní profilování osob evidovaných našimi zákazníky. Jejich zpracování souvisí s poskytováním služby DOMSYS.
Pro bezpečný a spolehlivý provoz online aplikace vznikají technické záznamy. Jejich účelem je především ochrana systému, dohledání problémů, kontrola přístupů a řešení případných bezpečnostních incidentů.
V souvislosti s provozem aplikace mohou být zaznamenávány technické údaje, například IP adresa, datum a čas požadavku nebo přihlášení, použitý uživatelský účet, typ prohlížeče a zařízení předávaný prostřednictvím User-Agent a další technické údaje potřebné pro provoz systému.
Provozní záznamy používáme zejména pro ochranu proti zneužití, řešení chyb, vyhodnocování bezpečnostních událostí, dohledávání problémů a kontrolu řádného fungování poskytované služby.
Běžné provozní a bezpečnostní logy uchováváme standardně po dobu 12 měsíců. Pokud je konkrétní záznam potřebný pro řešení bezpečnostního incidentu, technického problému nebo ochranu právních nároků, může být nezbytná část údajů uchována po delší dobu.
Jedna retenční lhůta nedává smysl pro všechny informace. Jinak přistupujeme k datům zákazníka v aplikaci, jinak k provozním logům a jinak například k historii zákaznické podpory.
Zákaznická data v DOMSYS uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a zpracováváme je v souvislosti s poskytováním služby a podle pokynů zákazníka.
Po ukončení smluvního vztahu jsou zákaznická data nejpozději do 90 dnů odstraněna ze systémů DOMSYS. Proces odstranění zahrnuje také postupnou rotaci záložních kopií, ve kterých se data mohou po omezenou dobu ještě technicky nacházet.
Zálohování používáme pro ochranu před ztrátou dat a obnovu služby při technické události. Záložní kopie jsou průběžně nahrazovány podle nastaveného rotačního cyklu a nejsou určeny jako trvalý archiv odstraněných dat.
Požadavky zaslané zákaznické podpoře zůstávají zachovány také po jejich vyřešení. Historie nám umožňuje navazovat na předchozí komunikaci, dohledávat opakující se problémy a lépe porozumět dříve řešeným situacím konkrétního zákazníka.
Pro historii zákaznické podpory nemáme nastavenu automatickou lhůtu, po jejímž uplynutí by byly všechny požadavky hromadně odstraněny. Dobu uchování odvozujeme od potřeby zachovat návaznost zákaznické podpory, historii poskytované služby a případné podklady pro ochranu právních nároků.
Údaje a dokumenty, které musíme uchovávat z důvodu účetních, daňových nebo jiných právních povinností, mohou být uchovávány i po ukončení smluvního vztahu po dobu, kterou vyžadují příslušné právní předpisy.
DOMSYS nepotřebuje sledovat uživatele pro reklamní účely. Cookies používáme v aplikaci pouze tam, kde jsou technicky potřebné pro její fungování.
Aplikace používá technicky nezbytné cookies, například pro udržení přihlášené uživatelské relace, zabezpečení komunikace a správné fungování jednotlivých částí systému.
DOMSYS nepoužívá cookies k reklamnímu profilování uživatelů nebo k vytváření marketingových profilů podle jejich chování v aplikaci.
Technické cookies používáme pouze pro účel, pro který jsou potřebné. Nejsou prostředkem pro obchodní využívání informací o chování uživatelů DOMSYS.
Ochrana údajů není pouze vlastnost aplikace. Důležitou součástí je také prostředí, ve kterém DOMSYS provozujeme, způsob zálohování a fyzické umístění zákaznických dat.
Infrastrukturu DOMSYS provozujeme ve čtyřech lokalitách na území České republiky. Zákaznická data tak zůstávají v České republice a v rámci Evropské unie.
Provozní infrastrukturu DOMSYS máme ve vlastní správě. Máme tak pod kontrolou aplikaci i prostředí, ve kterém jsou zákaznická data ukládána a zpracovávána.
Data zálohujeme tak, aby jejich dostupnost nebyla závislá pouze na jednom zařízení nebo jednom místě. Zálohy jsou součástí infrastruktury provozované pro zajištění kontinuity služby.
Přenos dat mezi uživatelem a DOMSYS probíhá prostřednictvím šifrovaného spojení. Ochrana komunikace je jednou z vrstev zabezpečení celé služby.
Uživatelské účty mohou být chráněny dvoufázovým ověřením. Ochrana přístupu tak nemusí být založena pouze na znalosti uživatelského hesla.
Přístup pracovníků Data Evolution k zákaznickým datům využíváme pouze v souvislosti s provozem, údržbou, zákaznickou podporou, řešením problémů a zajištěním bezpečnosti služby.
Samotný informační systém nemůže zajistit, že organizace plní všechny své povinnosti podle GDPR. DOMSYS poskytuje technické prostředky pro bezpečnou a řízenou práci s údaji, jejich správné používání ale závisí také na zákazníkovi a jeho interních pravidlech.
Pokud je osoba evidována v DOMSYS některým z našich zákazníků a chce uplatnit právo týkající se těchto údajů, obrací se primárně na organizaci, která o jejich zpracování rozhoduje. Té můžeme jako provozovatel systému poskytnout potřebnou technickou součinnost.
U osobních údajů, které zpracovává přímo Data Evolution s.r.o. jako správce, lze práva související s ochranou osobních údajů uplatnit přímo vůči nám.
Další informace o zpracování osobních údajů, právních důvodech, právech subjektů údajů a kontaktních údajích najdete v našich zásadách ochrany osobních údajů. Zobrazit Privacy Policy
DOMSYS APP doplňuje software pro správu nemovitostí DOMSYS o pohodlný přístup z telefonu. Správce má i v terénu k dispozici potřebné informace, dokumenty, požadavky a technickou agendu podle svých oprávnění. Nemusí čekat, až se vrátí k počítači.
